Verwerkersovereenkomst

Versie 1.0 · 29 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Ritjo en maakt daar deel van uit. Ze geldt tussen de klant, als verwerkingsverantwoordelijke, en Ritjo, als verwerker. Ritjo is een handelsnaam van Scheen Media, Bierstraat 1, 7241 AG Lochem, KvK 08133770. Woorden als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene en datalek betekenen hier hetzelfde als in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De begrippen uit de algemene voorwaarden, zoals dienst, klant en gebruiker, gelden hier ook.

1. Waar deze overeenkomst over gaat

1. Ritjo verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de klant, om de dienst te leveren zoals beschreven in de algemene voorwaarden. Welke gegevens, van wie en waarvoor, staat in bijlage 1.
2. Deze overeenkomst geldt vanaf het eerste gebruik van de dienst, ook tijdens de proefperiode, en loopt door tot Ritjo de gegevens volgens artikel 10 heeft verwijderd.

2. Alleen op instructie van de klant

1. Ritjo verwerkt de persoonsgegevens alleen op instructie van de klant. Deze overeenkomst en het gebruik van de dienst door de klant en de gebruikers van de klant gelden als die instructie.
2. Ritjo gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en geeft ze niet aan anderen. Uitzonderingen zijn de subverwerkers uit bijlage 3 en een wettelijke verplichting. Moet Ritjo gegevens afgeven omdat de wet dat eist, dan laat Ritjo dat de klant vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.
3. Vindt Ritjo dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regels over gegevensbescherming, dan laat Ritjo dat de klant direct weten.

3. Verantwoordelijkheid van de klant

1. De klant bepaalt waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt en is daarvoor verantwoordelijk. De klant zorgt onder meer voor een geldige grondslag, informeert de betrokkenen (bijvoorbeeld de eigen klanten en chauffeurs) en zet alleen gegevens in de dienst die nodig zijn.
2. De dienst is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid), strafrechtelijke gegevens of burgerservicenummers. De klant zet die niet in de dienst, ook niet in een notitieveld.

4. Geheimhouding

Ritjo houdt de persoonsgegevens geheim. Iedereen die namens Ritjo bij de gegevens kan, heeft een geheimhoudingsplicht en krijgt alleen toegang voor zover dat nodig is voor de dienst. Ritjo bekijkt de gegevens van de klant alleen als dat nodig is om een storing op te lossen of als de klant daarom vraagt.

5. Beveiliging

1. Ritjo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Bijlage 2 beschrijft die maatregelen.
2. Ritjo mag de maatregelen aanpassen, zolang de beveiliging daardoor niet minder wordt.

6. Subverwerkers

1. De klant geeft Ritjo toestemming om de subverwerkers uit bijlage 3 in te schakelen.
2. Wil Ritjo een nieuwe subverwerker inschakelen of een bestaande vervangen, dan laat Ritjo dat de klant minstens een maand vooraf per e-mail weten. De klant kan in die maand bezwaar maken. Komen we er samen niet uit, dan kan de klant het abonnement kosteloos opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
3. Ritjo zorgt dat voor elke subverwerker een overeenkomst geldt die de persoonsgegevens op een vergelijkbare manier beschermt als deze overeenkomst. Ritjo blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor de subverwerkers.

7. Gegevens buiten Europa

Ritjo verwerkt de gegevens op een eigen server in Nederland. Een subverwerker mag gegevens alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerken als daar een passende waarborg voor geldt, zoals een besluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Rechten van betrokkenen en andere hulp

1. Vraagt een betrokkene Ritjo om inzage, correctie, verwijdering of een ander recht uit de AVG, dan stuurt Ritjo dat verzoek door naar de klant. Ritjo handelt het niet zelf af, tenzij de klant daarom vraagt.
2. De klant kan veel verzoeken zelf in de dienst afhandelen, door gegevens te bekijken, te wijzigen of te verwijderen. Waar dat niet kan, helpt Ritjo binnen redelijke grenzen.
3. Ritjo helpt de klant ook, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Datalekken

1. Ontdekt Ritjo een datalek waarbij persoonsgegevens van de klant betrokken (kunnen) zijn, dan meldt Ritjo dat zonder onredelijke vertraging aan de klant, en uiterlijk binnen 48 uur nadat Ritjo het lek heeft ontdekt. Zo kan de klant, als dat nodig is, binnen 72 uur een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. Ritjo meldt het lek per e-mail aan de planners van de klant. De melding bevat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en betrokkenen het (waarschijnlijk) betreft, wat de gevolgen kunnen zijn, en welke maatregelen Ritjo heeft genomen of voorstelt. Ritjo houdt de klant op de hoogte zodra er meer bekend is.
3. De klant beslist of het lek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen. Ritjo doet dat niet namens de klant.

10. Na het einde van de overeenkomst

1. Na het einde van het abonnement of van de proefperiode kan de klant 60 dagen lang een export van de eigen gegevens opvragen. Daarna verwijdert Ritjo de persoonsgegevens van de klant, behalve wat de wet Ritjo verplicht te bewaren.
2. Kopieën in back-ups verdwijnen wanneer die back-ups worden vervangen. Tot die tijd blijven ze beveiligd en gebruikt Ritjo ze alleen om de dienst na een storing te herstellen.
3. Op verzoek bevestigt Ritjo per e-mail dat de gegevens zijn verwijderd.

11. Informatie en controle

1. Ritjo geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat Ritjo zich aan deze overeenkomst houdt.
2. De klant mag eens per jaar een controle (audit) laten doen door een onafhankelijke deskundige met een geheimhoudingsplicht, op kosten van de klant en met een aankondiging van minstens vier weken. Bij een datalek of een concreet vermoeden dat Ritjo zich niet aan deze overeenkomst houdt, kan dat ook vaker of sneller. Een audit mag de dienst niet verstoren en geeft geen toegang tot gegevens van andere klanten.

12. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid van Ritjo onder deze overeenkomst geldt artikel 10 van de algemene voorwaarden.

13. Voorrang, wijzigingen en toepasselijk recht

1. Spreken deze overeenkomst en de algemene voorwaarden elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.
2. Voor wijzigingen van deze overeenkomst geldt artikel 12 van de algemene voorwaarden. Een wijziging die de wet verplicht, kan direct ingaan.
3. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij een geschil beslist de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.

Bijlage 1: welke persoonsgegevens, van wie en waarvoor

Doel. De dienst leveren: klanten en adressen beheren, routes plannen en in een logische volgorde zetten, de route aan de chauffeur tonen, de voortgang per stop vastleggen en aan de planners tonen, en gebruikers veilig laten inloggen.

Wat Ritjo met de gegevens doet. Opslaan, ordenen en tonen; routevolgorde, rijtijd en afstand laten berekenen; e-mails versturen aan gebruikers; back-ups maken; verwijderen.

Hoe lang. Zolang de klant de dienst gebruikt en de gegevens niet zelf verwijdert; daarna zoals in artikel 10. IP-adressen van inlogpogingen en wachtwoordaanvragen ongeveer 24 uur.

Bijlage 2: beveiligingsmaatregelen

Inloggen en toegang

• Wachtwoorden van minimaal 8 tekens, alleen opgeslagen als hash (bcrypt).
• Tweestapsverificatie is verplicht voor planners, met een code uit een authenticator-app. Herstelcodes worden alleen als hash opgeslagen.
• Een limiet op mislukte pogingen: 5 per account en 20 per IP-adres per kwartier om in te loggen, 5 per kwartier voor codes van de tweestapsverificatie, en 3 per e-mailadres en 10 per IP-adres per uur voor het aanvragen van een nieuw wachtwoord.
• Sessies vervallen direct als het wachtwoord verandert, of als een account wordt gedeactiveerd of een bedrijf wordt geblokkeerd.
• Links om een account te activeren of een wachtwoord te kiezen werken maar één keer, verlopen na 7 dagen (uitnodiging) of 24 uur (nieuw wachtwoord) en staan alleen als hash in de database.

Scheiding tussen bedrijven

• Elk verzoek om gegevens in de applicatie wordt automatisch beperkt tot het eigen bedrijf van de gebruiker. Geautomatiseerde tests controleren bij elke wijziging dat een bedrijf niet bij gegevens van een ander bedrijf kan.
• Het beheerscherm van Ritjo toont per bedrijf alleen aantallen (voertuigen, chauffeurs, routes) en de planners, geen klanten, adressen of routes.

Versleuteling

• Alle verbindingen met de dienst lopen via HTTPS (TLS).
• De gegevens voor tweestapsverificatie staan versleuteld in de database (AES-256-GCM).

Server en beheer

• De dienst en de database draaien op een eigen server in Nederland, op een niet-openbare locatie, met noodstroom (UPS) en een tweede internetverbinding.
• De database is niet rechtstreeks bereikbaar vanaf internet. Alleen Ritjo heeft toegang tot de server.
• Updates gaan via een vaste procedure: eerst een back-up van de database, dan de update, dan een controle of de dienst werkt.
• Bij elke update maakt Ritjo een kopie van de database op dezelfde server. Die kopie is alleen voor de beheerder leesbaar.

Bijlage 3: subverwerkers

Ritjo host de dienst zelf; daarvoor is geen subverwerker nodig. Betalingen via Mollie gaan over de gegevens van de klant zelf, niet over de persoonsgegevens die de klant in de dienst zet. Mollie is daarom geen subverwerker; zie de privacyverklaring.

Vragen

Mail naar hallo@ritjo.nl.